Persoonlijke financiële administratie op een rij: de voordelen

Een goed inzicht in geldzaken begint bij een gedegen administratie. De praktijk wijst uit dat een geordende administratie de kans op financiële problemen vaak structureel verkleint. Maar hoe houd je zo’n administratie in de praktijk bij? En kost het verwerken van alle inkomsten, uitgaven en transacties niet enorm veel tijd? In dit artikel geven we antwoord op die vragen en laten we zien hoe je een goede planning maakt voor het ordenen en bijhouden van jouw financiële administratie.

Breng regelmatig orde aan

Het is een bijna dagelijks terugkerend fenomeen: brieven, berichten en rekeningen die op de deurmat ploffen of via e-mail binnenkomen. Dit kan op den duur resulteren in een onoverzichtelijke stapel documenten die ervoor zorgt dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Maar door dagelijks of in elk geval wekelijks alle documenten te bekijken en te ordenen, creëer je snel en gemakkelijk helderheid in plaats van chaos.

Breng documenten onder in categorieën

Je kunt de binnengekomen documenten het beste gelijk onderbrengen in vaste, duidelijk omschreven en afgebakende categorieën. Zo weet je meteen of er actie is vereist en voorkom je dat er documenten vergeten worden of ongelezen blijven. De binnengekomen documenten kunnen vrijwel altijd worden ondergebracht in een van de onderstaande categorieën.

Alleen bewaren

Dit zijn mededelingen, inkomstengegevens of rekeningen die automatisch worden afgeschreven. Het zijn de documenten die geen actie van jouw kant vereisen, maar wel bewaard moeten worden omdat je ze in een later stadium nog nodig kunt hebben. Gegevens die relevant zijn voor de inkomstenbelasting (denk aan hypotheekgegevens en zorg- of studiekosten) moet je sowieso minimaal 5 jaar bewaren. Ander belangrijke gegevens die je een tijdje achter de hand moet houden zijn huur- en koopcontracten, pensioengegevens, loonstrookjes, uitkeringsgegevens, belastingpapieren, verzekeringspolissen, garantiebewijzen en contracten van abonnementen.

Rekeningen

Dit zijn de rekeningen die voor een bepaalde datum betaald moeten worden. Een belangrijke categorie, want vergeten te betalen kan resulteren in aanmaningen of boetes en dus uiteindelijk een (te) laag banksaldo. Als je internetbankiert, kun je de betaling vast klaarzetten met de betaaldatum erbij. Zo wordt de rekening altijd automatisch op tijd betaald.

Rekeningafschriften

Het is van belang om rekeningafschriften altijd nog eens goed na te lopen. Klopt alles? Is er niet te veel of juist te weinig afgeschreven? Zijn alle betalingen goed en correct verwerkt? Zijn alle toeslagen waar je recht op heeft ook daadwerkelijk overgemaakt? Via internetbankieren kun je elke maand een overzicht downloaden waarin alle bij- of afschrijvingen zijn weergegeven.

Reageren

Deze categorie heeft betrekking op brieven en verzoeken die een schriftelijke of telefonische reactie van jouw kant vereisen. Denk aan de volgende voorbeelden:

  • Je wilt bezwaar maken tegen een beslissing van een overheidsinstantie, zoals de gemeente of de Belastingdienst. Meestal moet dit binnen een bepaalde, vooropgestelde termijn.
  • Je moet belastingaangifte doen.
  • Je moet het rijbewijs of paspoort verlengen.
  • Je wilt een abonnement opzeggen.

Bewaar ook altijd een kopie van de reactie in jouw administratie. Zo weet je zeker dat je tijdig hebt gereageerd en aan al jouw verplichtingen hebt voldaan. 

Weggooien van documenten

Het is ook belangrijk om al in een vroeg stadium het kaf van het koren te scheiden. Gooi reclamegeoriënteerde documenten gelijk weg als je geen interesse hebt in de aangeboden diensten en producten. Het is beter voor de overzichtelijkheid als deze post niet tussen de belangrijke documenten en gegevens terechtkomt. Hetzelfde geldt voor nieuwsbrieven die je ontvangt, maar waarin je eigenlijk niet (meer) geïnteresseerd bent: afmelden is vaak de beste optie en de kortste weg naar een meer overzichtelijke mailbox.

Overzichtelijke administratie met KasBoek.nl

Je kunt er natuurlijk voor kiezen om alle papieren documenten op te bergen in dikke ordners en alle digitale documenten en e-mails op te slaan in mappen op jouw harde schijf. Een digitaal Kasboek biedt echter het beste van beide werelden en is één van de handigste en overzichtelijkste manieren om jouw financiële administratie vorm te geven.

Je haalt jouw af- en bijschrijvingen uit internetbankieren van jouw bank. Vervolgens worden al jouw inkomsten en uitgaven automatisch ingedeeld in vrij aan te passen rubrieken. Voorbeelden zijn huishouden, salaris, hypotheek, verzekeringen en abonnementen. Via diverse overzichten en rapportages krijgt je alle details van jouw bestedingen te zien. Zo ben je altijd op de hoogte van wat je precies uitgeeft, maar weet je ook te allen tijde hoeveel financiële ruimte je nog hebt.